Prečo optimalizovať proces?
Dnešná doba je rýchla a vyžaduje si okamžitú reakciu na zmeny správania sa okolitého prostredia – odberateľov, dodávateľov, zamestnancov, vývoj technológií a strojov, majiteľov firiem, trhu práce, konkurencie či štátu. Všetky tieto zložky systému menia svoje správanie a nič nie je konštantné. Tlak na čas, náklady a kvalitu je dennou témou manažérskych mítingov a porád na rôznych úrovniach firmy. Tak ako sa skracuje životný cyklus našich produktov, skracuje sa aj životný cyklus úrovne výkonnosti podniku. Včera to bolo produktívne pracovisko, dnes už môže byť neefektívne je potrebné uvažovať o optimalizácii procesov.
Manažéri sú často tlačení do rýchlych rozhodnutí bez jasného poznania súčasného stavu, kľúčových problémov a ich príčin. Hoci existujú situácie, kedy je nutné konať okamžite, lepšie rozhodnutia vznikajú na základe faktov, analýz a objektívnych dát, nie len domnienok a nepresných tvrdení. Používame overený a optimálny postup analýzy potenciálov produktivity, kde je možné očakávať benefity.
Postup vykonávania analýzy
Analýza pozostáva z niekoľkých základných krokov rozložených do 4 až 5 týždňov.
- Príprava na analýzu
Aj pri analýzach produktivity platí, že príprava je dôležitá. Zahŕňa hrubé naštudovanie vybraných ukazovateľov, layoutu, pracovných postupov, výrobných plánov a časov jednotlivých operácií. Dôležité je zvoliť termín analýzy tak, aby podmienky neboli neštandardné. - Realizačna fáza – zber a analýza dát
Samotná analýza prebieha 2 až 3 dni v závislosti od náročnosti, množstva riešených oblastí a veľkosti výrobného procesu. Na analýze sa podieľajú dvaja až traja odborníci, pričom zo strany firmy stačí určiť kontaktnú osobu na riešenie otázok a organizáciu stretnutí. Počas analýzy sa minimalizuje záťaž pre interných zamestnancov a výrobný proces sa neovplyvňuje zásahmi.
- Mapovanie materiálového toku a procesov
- Identifikácia úzkych miest
- Identifikácia neefektívnych prvkov a analýza plytvania (časového, materiálového, finančného, ergonomického,…)
- Hľadanie možností pre automatizáciu a digitalizáciu
- Spracovanie výsledkov a návrh opatrení
Po analýze sa v priebehu dvoch až troch týždňov spracujú výsledky, porovnajú sa informácie v tíme a hľadajú sa možné riešenia. Výstupy zahŕňajú grafy, videoanalýzy, návrhy layoutov a prehľadné čísla, ktoré prezentujú aktuálny stav, hlavné problémy a návrhy riešení. - Finálna prezentácia
- Čo je potrebné riešiť
- Ako je to potrebné riešiť
- Čo riešenie prinesie
Kľúčové sú pre nás jasné (merateľné a zrozumiteľné) výstupy. Na konci analýzy je identifikovaný postup a poradie krokov, náročnosť riešenia, nákres budúceho stavu v dohodnutom detaile.
Využíva TOP-DOWN prístup t.j z celkového pohľadu na materiálový tok až po samotné operácie a internú logistiku.
Analýza nie je projekt. Je to ako oranžová na semafore. Jej úlohou je „otvoriť oči“, poukázať na potenciálne zlepšenia a nie dosiahnuť samotnú úsporu. Tá je možná až po implementácii navrhovaných zlepšení. Našou snahou nie je odprezentovať návrhy a takpovediac „utiecť z boja“. Uprednostňujeme spoluprácu aj v realizačnej fáze, kde sa môžu naše návrhy potvrdiť a prinesú aj finančné ovocie. Sme radi, ak vidíme na konci reálny výsledok.
Benefity mapovania procesov
- Ukázať, kde je možné zvýšiť produktivitu a znížiť náklady
- Lepšia alokácia zdrojov a optimalizácia pracovnej sily
- Lepšie rozhodovanie na základe dát a analytických výstupov
Ukážka kalkulácie budúceho stavu
Naše typický výsledky zlepšovania procesov?
Čo môže byť ďalej
Záleží na dohode. Ak sa zákazník stotožní s prezentovanými návrhmi, tak to môžeme rozdeliť na dve skupiny:
Interné projekty
– malé projekty resp. úlohy vyplývajú z návrhov je možné realizovať „svojpomocne“ interným tímom bez dodatočnej podpory resp. len s malými konzultáciami. Ich úlohou je lepšie využiť zdroje, ktoré na pracovisku sú.
Externá výpomoc
– väčšie projekty, vzdelávanie pracovníkov, automatizačné projekty pomocou partnerov, pri ktorých sa využije podpora externého partnera. Tam najčastejšie vystupujeme v pozícii projektový manažér, konzultant, kouč alebo integrátor.
V prípade, že aj Vy stojíte pred výzvou zlepšenia produktivity, neváhajte nás kontaktovať.
Radi sa prídeme pozrieť priamo k Vám a preberieme možnosti spolupráce.
Matúš Višňanský, visnansky@4industry.consulting
www.4industry.consulting
Autor článku: Ing. Matúš Višňanský
