Spomalenie, alebo až zastavenie ekonomiky, kríza, strata zamestnania, finančná situácia, opatrenia vlády, zmeny, chaos. Ako nečakať na podporu iných, ale pomôcť si sám? Tento článok vychádza z mojich skúseností, princípov Toyota KATA a webinára KATA in Crisis od Tila Schwarza. V článku dostanete návod ako postupovať v čase krízy. Na konci série článkov dostanete koučovacie kartičky.

Pre ďalšie informácie ma kontaktujte, alebo využite uvedené zdroje na konci článku. Inšpirujte sa tiež mojim tréningom Toyota KATA inovatívny prístup v zlepšovaní procesov. http://4industry.consulting/trening/toyota-kata/

Poznámka autora: prečítajte si článok s myšlienkou, že to, v čom ste doteraz podnikali už nebude fungovať.

Prístrojové potápanie patrí medzi rekreačné športy, ale stále je táto aktivita spojená s rizikom straty života. Počas tréningu prístrojového potápania učím nádejných potápačov zvládať rôzne krízové situácie. Už počas prvej praktickej hodiny sa učia zvládať jednoduché krízové situácie, s ktorými sa môžu počas potápania stretnúť. Učím ich získať návyk, jednoduchú rutinu, ktorá sa dá aplikovať pri každom zaváhaní pod vodou. Rutina spočíva v 4 krokoch. ZASTAV SA – DÝCHAJ – ROZMÝŠĽAJ – KONAJ. Od rýchlosti prevedenia týchto krokov a dodržania postupnosti závisí život potápača. Aj v podnikaní používam rutiny, ktoré sa snažím aplikovať u zákazníkov a pomáham im tak prekonávať zložité situácie.

Ako zvládať aktuálnu situáciu v neznámom prostredí? 

Situácia v podnikoch sa mení každým dňom. Čelíme novým a neznámym výzvam a od manažérov sa očakáva, že budú lídrami a trénermi viac ako kedykoľvek pred tým. Líder nie je ten, kto vie držať kormidlo lode počas slnečného obdobia, ale ten, kto chytí kormidlo lode v čase nečakanej búrky a dáva jasné a zrozumiteľné pokyny svojmu tímu.

V knihe Power of Habit od Charlesa Duhigga sa uvádza, že nedávny výskum mozgu ukazuje, že naše každodenné činnosti, čo robíme, nie sú také racionálne, ako by sme si mohli myslieť. Väčšina nášho každodenného života, konania a myslenia, je výsledkom našich návykov, ktorými sme ovládaní. Je to vynikajúci prístup v mnohých situáciách, pretože nám to umožňuje rýchlo reagovať. Ak však nastanú iné okolnosti potrebuje zmeniť svoje správanie a tento návyk sa stáva prekážkou. Návyky nás ťahajú späť k tomu, čo sme vždy robili, aj keď vieme, že by sme mali urobiť niečo iné.

Otázky na zamyslenie:
Ešte stále máte potrebu podať ruku známemu pri náhodnom stretnutí?
Je to výsledkom návyku, ktorý sme získali počas nášho života.
Zabúdate si pri ceste do obchodu zobrať rúšku? Tento návyk len získavame.

Skúsenosti a návyky z minulosti nám dnes nepomôžu. Vízie, stratégie 202x nám dnes tak isto nepomôžu. Nepomôže nám ani kopírovať kroky iných, alebo čakať, že situácia sa vráti do obdobia pred koronavírusom.

Zastavte sa a dýchajte. Buďte pokojný a sústreďte sa na nevyhnutné podmienky pre tvorbu dobrého rozhodnutia. Dajte svojim ľuďom dôveru. Ľudský mozog váži zhruba 1,4 kg. Vynásobte ho počtom ľudí vo Vašej spoločnosti a rozmýšľajte ako tento potenciál využijete. Nie zajtra. DNES. Zajtra je neskoro. Ak budete musieť urobiť nepopulárne rozhodnutia poznačte si presné okolnosti, za ktorých ste sa rozhodli pristúpiť k tomuto kroku. Vždy sa môžete k týmto poznámkam vrátiť a zodpovedať si svoje otázky, ktoré si budete ako zodpovedný manažér vnútorne dookola opakovať. Vždy prídu pochybnosti, keď sa Vaše rozhodnutia budú implementovať. Poznám ten pocit, keď som krízovo riadil výrobnú spoločnosť a musel som pristúpiť k prepúšťaniu. V svojich poznámkach som mal okrem analýz poznačené: musíme to spraviť, aby sme zachránili ostatných.

V knihe Good To Great od Jima Collinsa sa píše o Stockdaleovom paradoxe. Musíte si zachovať vieru, že nakoniec zvíťazíte a zároveň sa musíte postaviť zoči-voči najtvrdším faktom svojej súčasnej reality. Tento paradox pri pasovaní sa so životnými výzvami osvedčil ako účinný prostriedok na to, aby človek nevyšiel z ťažkostí oslabený, ale silnejší.

Porozmýšľajte o admirálovi Stockdaleovom paradoxne v rozhovore s Jimom Collinsom. Stockdale bol vo Vietname osem rokov vojnovým zajatcom. Jim sa ho opýtal. Kto neprežil? Odpovedal: Optimisti. Myslel tým to, že tí dávali stále nové nádeje na to, že prežijú a budú slobodní do určitého dátumu. Veľká noc, Vianoce, Nový rok. Opakovanie boli sklamaní. Pesimisti sa snažili o prežitie každý deň.

V súčasnosti prežívame niekoľko kríz v jednej. COVID-19, ekonomická kríza a navyše zažívame transformačné etapy spoločnosti ako napríklad silná digitálna transformácia.

Preto nestavajte svoju stratégiu iba na nádej, že sa čoskoro skončí. Namiesto toho: Zachovajte vieru, že nakoniec zvíťazíte. Nechajte sa konfrontovať s realitou a neriešte, ako dlho bude trvať tento stav. Ak bude táto realita kratšia budeme šťastní, ale ak nie zaradíme sa medzi optimistov zo Stockdaleovho paradoxu.

KATA PRÍSTUP

Vo svojej praxi často praktizujem KATA princípy, ktoré pozostávajú z týchto 4 krokov, ktoré Vám odporúčam si osvojiť. Skôr ako ich začnete používať zabudnite na skúsenosti z minulých období. Teraz je situácia iná.

1. Určite smer alebo novú výzvu
   (zabudnite na dlhodobé výzvy, hovorme o výzvach v horizonte mesiac, týždne)
2. Pochopte Vašu situáciu
3. Stanovte nový cieľ (max. 1 týždeň)
4. Experimentujte

Jednotlivé kroky sú podrobne rozpísané nižšie v článku. Pri každom kroku sú uvedené praktické cvičenia KATA a postup.

Zúčastňujem sa pravidelne Startup Weekendov.
V priebehu 54 hodín musia jednotlivé tímy uchopiť nápad, spracovať biznis model, postaviť MVP prototyp (minimum viable product) a validovať na potenciálnej vzorke zákazníkov. Inšpirujte sa mojim článkom Biznis model a inovačné projekty. Dá sa to.

Je jasné, že nie všetky služby sa dajú realizovať rovnakým spôsobom. Automobil asi nevyrobíme na diaľku, pretože si to vyžaduje spoluprácu viacerých tímov priamo vo výrobe. Čakať so založenými rukami nám však nepomôže. Musíme hľadať nové možnosti, nové profesie, nové prístupy, inovácie.

1.   Určite smer alebo výzvu

Uprostred neistoty a chaosu je ťažké určiť smer alebo novú výzvu. Áno, ak máme na pamäti naše strategické plány od ktorých sa už odchyľujeme, rozpočty 2020 majú dnes viac nákladových položiek ako vznikajúcich výnosov. Ako som už spomenul. Kormidlo lode drží kapitán. Snaží sa udržať smer, ktorý si stanovil. Teraz je však na čase prehodnotiť smer kvôli búrke a určiť nový cieľ. Cieľom je prežiť, nie doplávať do prístavu včas. Časové hľadisko je v tomto prípade rátané rádovo v týždňoch, mesiacoch. Je úplne v poriadku, že cieľ sa bude prehodnocovať podľa aktuálnej situácie.

Vytvorte si vlastný systém pre navigáciu v súčasnom období

„Bolo by skvelé mať automapu, ktorá nás dovedie do cieľa. Mapa pre prales však neexistuje.“
Môžeme si vytvoriť vlastný navigačný proces, ktorého sa budeme držať.

SUMARIZUJ – VYHODNOŤ – POCHOP – ROZDEĽ

KROK 1: SUMARIZUJ

Informácií je nespočetné množstvo, najmä teraz. Rozdeľte informácie na fakty a domnienky. Vyberte, aké fakty a informácie potrebujete, aby ste sa mohli rozhodnúť pre biznis. Zamerajte sa na informácie z prvej ruky. Ignorujte informácie, ktoré nie sú pre Vás relevantné.

KROK 2: VYHODNOŤ RIZIKÁ, POTREBY A PRÍLEŽITOSTI

Každá situácia, dokonca aj kríza, má vždy dve strany. Zlú a dobrú. Je to tak, že sme niekedy takí ohromení zlou stránkou, že nás to paralyzuje. Využívajte nasledovné perspektívy: ľudia, zákazníci, dodávatelia, podnikanie.

Pre každú perspektívu si položte tri nasledujúce otázky:

• Aké sú riziká?
• Aké sú potreby a obavy práve teraz?
• Aké sú príležitosti?

KROK 3: POCHOP – BUĎ BYSTRÝ

Vždy existuje viac možností, ako aj viac potrieb, ako máme zdrojov. Pracujte na správnych veciach. Využite Paretov zákon. 20 % úsilia nám prinesie 80 % úžitku. Tu platí, že radšej dotiahneme do konca jednu vec, ako sa dostať do pasce s veľa myšlienkami, ktoré nedotiahneme do realizácie.

Aby ste sa nedostali do pasce použite prístup:

Stop – Zosilni – Inovuj

Čo musíme zastaviť, pretože je škodlivé a neprispieva dostatočne pre naše podnikanie, alebo vyžaduje príliš veľa zdrojov?
Vyberte tri veci.

Čo by sme mali zosilniť tak, ako je to len možné, pretože ponúka najväčší úžitok? Pozrite sa na svoje súčasné podnikanie. Všetko nie je zlé. Vyberte dve veci.

Čo by prinieslo najväčší úžitok, keby sme ho mohli vymyslieť a doručiť nám Zákazníkom?
Vyberte iba jeden úžitok.

KROK 4: ROZDEĽ VÝZVU

Ak smerujeme k výzve, ktorá sa zdá byť príliš ďaleko, bude sa zdať nemožné ju dosiahnuť, najmä keď je celková situácia veľmi ťažká. Takže nechceme prehnane hovoriť a plánovať na základe scenára a postupovať krok za krokom. To je dôvod, prečo túto výzvu musíme rozdeliť na menšie časové úseky. Kde chceme byť o 2 až 4 týždne?

Praktizujte KATA:

1. Rýchlo a z prvej ruky pochopte zásadné fakty.
2. Posúďte riziká, potreby a príležitosti so štyrmi perspektívami: ľudia, zákazníci, dodávatelia, Vaše podnikanie.
   Aplikujte STOP / ZOSILNI / INOVUJ.

3. Stanovte CIEĽOVÝ STAV s termínom plnenia do 4 týždňov.

    

   Poznámka: pracujte v tíme a využite potenciál svojich ľudí.

2.   Pochopte súčasný stav

V situácii, keď sa veci menia rýchlo, existujúce spôsoby merania a zobrazovania informácií sú často nedostatočné. Nie sú relevantné a je ich príliš málo.

Náš mozog sa zameriava na nesprávne informácie. Vnútorne bojuje, vyhodnocuje a častokrát prokrastinuje. Napríklad spoločnosti ako KODAK, NOKIA nesprávne vyhodnocovali ich aktuálnu situáciu, nerešpektovali trendy a postupne tieto spoločnosti zanikli, aj napriek tomu, že v období svojej slávy mali vysoký podiel na trhu. Životnosť firiem (aj veľkých firiem) sa bude skracovať. Aktuálna situácia sa týka všetkých. Aj veľkých firiem.

Ako pochopiť aktuálny stav?

Použite nadhľad a získajte prehľad o celkovom obrázku. Pomáha nám to vidieť celok a nie len výsek z obrázku, ktorý sme stále sledovali.

Praktizujte KATA:

1. S vaším tímom si vyberte 3 najdôležitejšie fakty alebo informácie, ktoré potrebujete vedieť o situácii v týchto troch oblastiach:
   • Vaše vlastné podnikanie a jeho výkonnosť,
   • Vaši zákazníci,
   • Váš dodávateľský reťazec.
2. Rozhodnite, kto získa jednotlivé fakty z prvej ruky o jednotlivých oblastiach.
3. Po 24 hodinách zdieľajte svoje získané skúsenosti. Fakty vizualizujte.

Spoločne vyberte relevantné informácie. Štruktúru prispôsobte aktuálnej situácii, nie zaužívaným postupom.

Čo je teda relevantné?

Relevantné je, samozrejme, to, čo nám poskytuje informácie o kritických aspektoch prežitia. Snažte sa preniesť z roviny faktov do roviny merateľných faktov, alebo prínosov.

Vytvorte si graf sledovaných faktov, resp. metrík, aby ste dokázali merať trendy.

Praktizujte KATA:

1. Definujte najvyššie 3 ukazovatele alebo ukazovatele pre vizualizáciu, aby ste pochopili kritické aspekty pre prežitie.
2. Definujte metriku pokroku pre každý z vašich cieľov STOP – ZOSILNI – INOVUJ.
3. Nastavte spôsob merania týchto metrík pri vysokej frekvencii (každý deň) a ich spôsob zobrazenia, ktorý bude dostupný pre každého člena tímu.

Pošlem Vám jednoduchú šablónu. Stačí ma kontaktovať.

Poznámka: Definujte svoj proces prijímania nových informácií a účelovo uvádzajte spôsoby filtrovania informácií, aby ste získali iba relevantné informácie. Nenechajte sa zaplaviť zbytočnými informáciami z médií.

3. Stanovte krátkodobé cieľové podmienky

Chápeme, že v čase krízy sa musíme pohnúť rýchlo a musíme sa sústrediť. Práve v tomto čase sa ukáže na akých základoch stojí naša kultúra prispôsobiť sa zmenám. Potrebujeme zosúladiť všetky aktivity vo firme vo väzbe na cieľové podmienky. Zabudnime na „to sa nedá“, „to nebude fungovať“ a podobne. Najväčšie prekážky v tom, ako náš mozog funguje. Zúfalo neskáčme na akciu, nekopírujme iných. Buďte prví, ale s rozumom. Experimentujte.

Držte sa prístupu STOP – ZOSILNI – INOVUJ.  Môžeme to dosiahnuť, ak naše „veľké ciele“ rozdelíme na menšie časové úseky – Cieľové podmienky. Dosahovanie krátkodobých cieľov motivuje tím k ďalším akciám.

Ako stanoviť krátkodobé cieľové podmienky?

Cieľová podmienka popisuje, kde sa chceme nachádzať v krátkom časovom období. Pri dosiahnutí jednej cieľovej podmienky si stanovujeme novú cieľovú podmienku, či sa postupnými krokmi približujeme k našej stanovenej výzve. Pripomínam, že ročné ciele nám nepomôžu. Musíme si definovať také časové obdobie, ktoré je reálne a ktoré vieme vzhľadom na meniace sa prostredie prispôsobovať.

Môžeme na to použiť jednoduchý prístup BIG 3. Na začiatku každého týždňa definujme tri najdôležitejšie ciele, ktoré musíme dosiahnuť tento týždeň, pokiaľ ide o moju dlhodobú výzvu. Na každý deň si stanovme 3 úlohy, ktoré súvisia so splnením jedného z cieľa z množiny BIG 3.

Praktizujte KATA:

1. Definujte skupinu „Team BIG 3“ pre tento týždeň. Čo chceme dosiahnuť ako tím tento týždeň ohľadom našej 3-týždňovej výzvy STOP – ZOSILNI – INOVOVUJ. Vizualizuj ich tak, aby ich každý videl každý deň. Použite napríklad zdieľaný dokument.

2. Požiadajte každého člena tímu alebo podskupinu, aby rovnakým spôsobom definovali svoj týždenný BIG 3.
3. Definujte svoj denný BIG 3 pre seba a povzbuďte tím, aby to tiež urobil.
4. Stanovte si do svojich kalendárov fixný čas na denné vyhodnotenie úloh.

4. Robte rýchle experimenty

Schopnosť rýchlo sa prispôsobiť je založená na rýchlom postupe a experimente. Podnikaním malých krokov, získavame okamžitú spätnú väzbu a podľa toho sa učíme a prispôsobujeme. Všetko pri vysokej rýchlosti. To sa však dá ľahko povedať, ale  ťažké je to urobiť.

Môžete naraziť na dva zásadné problémy:

• Stretnutia budú trvať veľmi dlho a bude Vám to uberať čas z riešenia úloh.
• Ľudia budú skôr čakať na pravidelné stretnutia, aby niekto rozhodol, namiesto toho aby prijali rozhodnutia sami.

Ako rýchlo experimentovať?

1. Uistite sa, že každý člen tímu má jasné osobné zameranie, pozná dôležitosť a vplyv svojich úloh na dosiahnutie Cieľového stavu.
2. Vytvorte rýchlu spätnú väzbu. Uistite sa, že všetci dostanú relevantné a potrebné informácie na pochopenie súčasnej situácie, ako aj účinku ich konania.
3. Zabezpečte rýchlu komunikáciu a nestrácajte čas svojich ľudí na stretnutiach.
4. Nezabudnite zistiť, kde je potrebná pomoc. Vyhľadajte vzájomné závislosti medzi jednotlivými úlohami a odhaľte úzke miesta, keď ľudia musia čakať na ostatných.
5. Vyhnite sa mikroriadeniu. Netrvajte na prijímaní všetkých rozhodnutí a schvaľovaní vo všetkých krokoch. Delegujte zodpovednosť. Buďte koučom, mentorom, trénerom. Buďte nápomocný.

Praktizujte KATA:

1. Vyhodnocujte stav v plnení úloh. Ideálne ráno. Urči denné ciele a prekážky. Identifikuj oblasti, kde je potrebná pomoc.
2. Vyhnite sa kolektívnemu riešeniu problémov, pokiaľ to situácia nevyžaduje.
3. Vytvorte radšej komunikačnú platformu jeden na jedného alebo v malých skupinách.
4. Použite päť koučovacích otázok, ktoré nájdete nižšie.

Niekoľko rokov dozadu som navštívil rodinný výrobný závod v USA, ktorý riadi manažér už 5. generácie. Dodnes si pamätám na jeho slová. „Dobrý manažér musí v podstate vedieť správne komunikovať a rozhodovať.“ Správne rozhodnúť je umenie. Dnes musíme častejšie kombinovať fakty s vlastným úsudkom a zdravým triezvym rozumom.

Ak Vás článok zaujal a vidíte príležitosť spolupracovať, napíšte mi. V čase digitalizácie sa nám otvárajú nové formy spolupráce.

Použité zdroje:

• KATA IN CRISIS / TILO SCHWARTZ / LERNZONE GmbH
• Power of Habit, Charles Duhigg
• Good to Great, James C. Collins
• http://4industry.consulting/trening/toyota-kata/
• https://4industry.consulting/startup/
• https://4industry.consulting/consulting-v-case-coronavirusu/
• https://4industry.consulting/